آیا تا به حال نیازمند این شده اید که بخواهید مجموعه ای از اطلاعات را به صورت سازماندهی شده در کامپیوتر خود نکهداری کنید و در زمان لازم از آن ها استفاده کنید؟

به نظر شما بهترین نرم افزار کدام است؟

شاید پاسخ شما Word یا Excel باشد. پاسخ شما درست است.با کمک این نرم افزارها می توانید لیستی از اطلاعات خود را ذخیره کنید. ولی گاهی با اطلاعاتی سروکار داریم که روز به روز به حجم آن ها اضافه می شود و لیست اطلاعات ما بزرگ و بزرگ تر خواهد شد.

در چنین شرایطی جستجو در این لیست ها و یافتن اطلاعات مورد نیاز بسیار مشکل و وقت گیر خواهد بود.

از طرفی به دلیل زیاد شدن حجم اطلاعات، ناخواسته ممکن است اطلاعات تکراری به لیست اضافه شود.این مشکلات را چگونه می توان حل کرد؟

بانک های اطلاعاتی که به وسیله نرم افزارهای سیستم مدیریت پایگاه داده یا DBMS ایجاد می شوند، راه حل خوبی برای این مشکلات هستند.

Microsoft Access یکی از این نرم افزارهاست.

حال بانک های اطلاعاتی دارای چه ساختاری هستند که باعث سازماندهی اطلاعات می شوند؟

چه عملیاتی روی اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی می توان انجام داد؟

 

 

بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از داده ها و اطلاعات مرتبط به یک موضوع است به طوریکه به آسانی می توان این داده ها را بازیابی و ویرایش نمود.

 

نرم افزارهای سیستم مدیریت پایگاه داده همچون Access ابزاری برای تولید بانک های اطلاعاتی و مدیریت آنها هستند.

 

این نرم افزارها امکاناتی را فراهم می کنند تا بتوان انواع متفاوت داده ها را ذخیره سازی، ویرایش و یازیابی نمود.

 

بازیابی اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفید از داده های بانک اطلاعاتی در قالب های مختلف مثل فرم، گزارش و غیره است.

 

Access به عنوان یکی از این نرم افزارها، اطلاعات را به صورت جداولی شامل سطرها و ستون ها مانند آن چه در کار برگ های Excel دیده اید، سازماندهی می کند.

 

بسته به موضوعی که بانک اطلاعاتی برای آن طراحی می شود، ممکن است بانک اطلاعاتی یک دانشگاه، ذخیره شود.

 

نیاز به داشتن جداول دیگری نظیر جدول اطلاعات نمرات هر دانش آموز و جدول ثبت مشخصات دروس اخذ شده نیز می باشد.

 

 

اکسس برنامه‌ی بانک اطلاعاتی (پایگاه داده‌ها) است و بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای از اطلاعات است که به مرور زمان وارد سیستم شده‌اند و این داده‌ها وقتی پایگاه داده نامیده می‌شوند که به هم مرتبط باشند و با همدیگر کار کنند و شما امکان دسترسی، گردآوری و گزارش‌گیری از داده‌ها را دارید. بنابراین یک کتاب درست است که مجموعه‌ای از داده‌هاست، اما چون این داده‌ها با هم کار نمی‌کنند، پایگاه داده به حساب نمی‌آید.

 

به طور علمی‌تر، اکسس، سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها (DB یا database) یا بانک اطلاعاتی رابطه‌ای است. دفترچه‌ی تلفن یا برنامه‌ی 118 نوعی DB محسوب می‌شود.

 

در دیتابیس‌های اکسس حجم زیادی از اطلاعات نگهداری می‌شود که ممکن است گاهی به پاره‌ای از آن‌ها نیاز باشد. برای نمونه در دانشگاهی که تعداد زیادی دانشجو دارد، هر دانشجو اطلاعات فراوانی دارد، از جمله نام و نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و ...، از لحاظ درسی با رشته، ترم، تعداد واحد، سهمیه و ... با آموزش سر و کار دارد، از لحاظ خوابگاه و وام و ... با تعاون سر و کار دارد، از لحاظ مالی در زمینه‌ی سرویس، ژتون، خوابگاه و ... با حسابداری و به همین ترتیب. گاهی لازم است مثلاً اسامی افرادی که متولد 1370 تا 1378، دختر، دانشجوی رشته‌ی معماری و دارای معدل ترم دومِ بالای 18 هستند، برای منظور خاصی جدا شود. در اینجا از اکسس استفاده می‌شود.

 

گاهی لازم است گزارشی از شغل پدر دانشجویان مشروطی ترم آخر داشته باشیم و ببینیم آیا رابطه‌ای بین این دو وجود دارد یا خیر، باز هم از اکسس استفاده می‌شود. به طور کلی اکسس برای دستیابی به اطلاعات پراکنده به کار می‌رود. در زندگی شخصی، فرض کنید شما فروشنده‌ای هستید که روزی چندین مورد خرید و فروش، نوشتن چک، پاس کردن چک و ... دارید و این موارد در ماه و سال بسیار زیاد می‌شوند و برای آن که در پایان سال، یا بعد از گذشت چندین سال به اطلاعات خود در طی این زمان مراجعه کنید، نیاز به این نرم افزار مفید دارید.